LANGKAH - LANGKAH DALAM MENCARI MEDIA PARTNER DAN SPONSORSHIP

Yang harus kalian ketahui dalam sebuah acara divisi sponsorship & media
partnership merupakan bagian yang penting dalam jalannya sebuah acara.
Sponsorship merupakan salah satu unsur penting dalam pendanaan acara yaitu
bisa sebagai sumber pemasukan terbesar sebuah acara, sedangkan media partner
merupakan unsur penting dalam publikasian sebuah acara. Tentunya dua divisi ini
merupakan divisi yang selalu berhubungan dengan dunia luar, sukses atau
tidaknya suatu acara bisa tergantung dari dua divisi ini. Selain itu 2 divisi ini saling
terkait satu sama lain. Berikut merupakan langkah-langkahnya:

1) Bermimpi
Menurut saya langkah awal yang harus dijalani adalah bermimpi, karena mimpi
merupakan motivasi awal kita dalam memulai sebuah pekerjaan. “hidup berawal
dari mimpi” merupakan kalimat bijak yang dapat memotivasi kita. Beban yang
akan kita jalani kedepannya akan berat, dengan bermimpi kita akan mempunyai
target yang akan kita capai nantinya. Sebagai contoh, acara yang kita jalani adalah
seminar, jikalau acara yang kita jalani adalah event seminar tahunan yang sudah
mempunyai nama /sukses pastinya tidak begitu sulit untuk mencari media partner
& sponsorship apalagi dari institusi yang ternama. Tetapi apabila acara yang akan
dimuat adalah acara baru yang pertama kali dibuat dan kita berasal dari institusi
yang baru pula dan belum mempunyai nama. Tentunya itu akan menjadi tugas
berat. Maka mimpi yang harus ditekan kan adalah mimpi untuk mensukseskan
acara ini dengan kapasitas yang kita punya. Pikirkan dalam otak kalian mimpi yang
setinggi tingginya, bahwa kita bisa untuk mencapai kesepakatan dengan media
partner maupun sponsor yang sebanyak banyaknya bahkan bisa mengalahkan
acara yang dibuat oleh institusi yang lebih besar. Dengan mimpi itu secara tidak
langsung akan memotivasi diri kita dalam bekerja.

2) Cari Nama-Nama Sponsor & Media Yang Sesuai Dengan Acara Yang Akan Dibuat
Dalam langkah ini merupakan tahap pencarian nama-nama sponsor maupun
media partner yang sesuai dengan acara yang akan kita buat. Kita harus
mengetahui target pasar dari acara ini maupun jenis acara yang akan kita buat.
Contoh kita akan membuat acara olahraga sponsor yang cocok adalah minuman
berenergi, produsen alat-alat olahraga, bank dll, lalu media partnernya adalah
majalah olahraga, Koran olahraga, radio, televise dll. Jika kita membuat seminar
kewirausahaan sponsor yang cocok adalah bank, produsen alat-alat tulis & kantor,
produsen makanan ringan, minuman ringan dll, lalu media partnernya adalah
majalah bisnis, radio bisnis, radio, televisi dll. Buat daftar sponsor dan media
partner yang sebanyak banyaknya, jika perlu cari referensi dari poster-poster acara
sejenis yang telah dilaksanakan bahkan telah mempunyai nama, sponsor & media
partner apa saja yang telah mensuport acara mereka, biasanya sponsor / media
partner tersebut merupakan perusahaan ataupun institusi yang memang rajin
mensupport acara-acara seperti itu. Lebih disarankan untuk mencari sponsor &
media yang didalamnya terdapat link/kekerabatan yang dekat dengan panitia
acara ataupun institusi dari kepanitiaan itu sendiri, karena setidaknya proposal pengajuan kita menjadi prioritas utama untuk dibaca ataupun diterima jika
dibandingkan dengan proposal acara lainnya. Perlu diingat jika proposal yang
masuk ke sebuah perusahaan ataupun media tidak hanya proposal acara kita saja
kemungkinan banyak proposal acara lain ikut masuk juga besar. Contoh: paman
dari si A yang merupakan wakil ketua panitia merupakan direktur Garuda Indonesia.

3) Pastikan Alamat Sponsor & Media Partner Dan Contact Person Yang Bisa Dihubungi
Dalam tahapan ini adalah mencari alamat-alamat dari sponsor & media yang telah
kita kita buat daftarnya. Daftar yang telah kita buat pastikan dengan rapih dan
tidak tercecer, alamat dan contact person bisa dicari melalui banyak cara, bisa
melalui internet, koneksi teman/kerabat dll, bila media bisa dilihat di media
terbitannya apabila media cetak, biasanya media mencantumkan alamat redaksi,
jajaran redaksi, maupun alamat dan nomer telephone nya. Untuk media biasanya
contact person yang bisa dihubungin untuk media partnership adalah bagian
promosi. Disarankan alamat & contact person dari media & sponsor yang didapat
dari koneksi/kekerabatan dijadikan prioritas utama Karena setidaknya kesempatan
untuk diterima lebih besar.

4) Buat Proposal Dengan Baik Dan Semenarik Mungkin, Dengan Mencantumkan Kontraprestasi Dan Kompensasi Yang Jelas, Rinci, Dan Lengkap
Proposal yang baik dan semenarik mungkin tentunya akan lebih membuat pihak
sponsor yang menerima proposal kita akan lebih semangat dalam membaca
membaca proposal kita dibandingkan dengan proposal standar, ingat proposal
yang masuk ke sponsor & media, mungkin saja tidak hanya proposal acara kita,
jadi buatlah proposal yang se kreatif mungkin. Proposal yang baik dan menarik bisa
diartikan sebagai bentuk proposal yang didesain semenarik dan seunik mungkin
dan didalamnya tetap terdapat point-point penting acara yang akan kita buat.
Didalam proposal tersebut terdapat rincian acara yang akan kita buat, khusus
untuk media partner & sponsorship, kita harus lah mencantumkan rincian
anggaran yang akan kita keluarkan, dan juga kontraprestasi dan kompensasi yang
jelas dan sangat rinci. Karena hal yang paling dicari oleh sponsor & media partner
adalah keuntungan yang bisa diperoleh jika mereka berpartisipasi dalam acara kita
apakah sebanding dengan yang akan mereka keluarkan. Contoh: untuk sponsor
biasanya terdapat paket-paket sponsorship, berapa yang harus mereka keluarkan,
dan apa yang mereka dapatkan haruslah tercantum, jika mereka memilih memberi
uang dengan nominal Rp. 20.000.000 ,00, mereka akan mendapatkan booth/ stand
di acara, adlips dari mc selama acara, logo mereka di publikasi acara dll.

5) Sebar proposal yang telah dibuat ke perusahaan dan media yang telah
kita buat daftarnya

Setiap perusahaan pasti mempunyai budaya perusahan yang berbeda, ada
perusahaan yang masih mengunakan media fax maupun media e.mail dalam
mengirim/dikirim surat-surat penting. Jika kita sudah mendapat jawaban untuk
mengirimkan proposal kita kepada perusahaan tujuan kita, sebaiknya Tanya
dahulu mereka meminta kita mengirimkan proposal dengan acara apa, misalkan
melalui e.mail, faximile ataupun langsung diantarkan kekantornya. Itu semua harus
kita lakukan sesuai dengan permintaan perusahaan. Tapi alangkah baiknya jika
kita mengantarkan proposal langsung kepada perusahaan yang dituju dan juga
bagian yang dituju seperti bagian promosi. Buatlah kesan pertama yang baik dan
sopan karena kesan pertama begitu penting dalam suatu hubungan bisnis dan
relasi.

6) Follow Up terus proposal yang telah masuk ke perusahaan / media tersebut
Banyak cara untuk memfollow up proposal yang telah kita ajukan kepada
perusahaan ataupun media – media tadi, baik itu melalui media telvon maupun
e.mail. Tentunya disini kita harus memperhatikan faktor kesopanan, jika kita ingin
menelvon perusahaan tersebut ataupun menelvon orang yang seharusnya kita
hubungi dalam memproses proposal itu, lihat dulu waktunya, apakah akan
menganggu atau pada saat jam istirahat & makan siang. Jadi upayakan
mementingkan factor kesopanan dan juga jangan lelah untuk berusaha
memfollowup karena kita yang lebih butuh mereka, bukan mereka yang butuh kita.
Jika orang itu ditidak ada ditempat coba lagi dan coba lagi, sampai ada
kejelasannya apakah proposal itu ditolak, diterima, ataupun mereka kurang
mengerti dan meminta kita untuk presentasi didepan mereka untuk memperjelas
acara kita.

7) Jika diminta presentasikan acara kita dengan sebaik mungkin
Biasanya jika perusahaan tidak jelas akan proposal yang kita berikan dan mereka
tertarik untuk berpatisipasi dalam acara kita maka mereka akan memanggil kita
untuk mempresentasikan acara yang akan kita buat secara terperinci. Buat
presentasi yang sebaik mungkin untuk meyakinkan mereka bahwa mereka setuju
dan tertantang untuk mesponsori ataupun mensuppot acara kita melalui medianya.
Jelaskan acara yang akan kita buat secara baik dan benar. Tapi biasanya
perusahaan akan meminta kita presentasi lebih kepada sponsorhip, karena mereka
akan mengeluarkan uang yang tidak sedikit untuk mensponsori acara kita.

8) Setelah mendapat jawaban dari perusahaan / media pertimbangkan permintaan dan pemberian perusahaan apakah sesuai dengan acara kita & jangan sampai mengacaukan konsep acara
Setelah mendapat jawaban dari pihak sponsor & media partner pertimbangkan
kembali point – point yang diberi oleh pihak sponsor & media partner, diskusikan dengan tim dan juga ketua panitia, disini peran ketua panitia harus memutuskan
secepat mungkin, karena biasanya sponsor & media partner tidak akan menunggu
lama jawaban dari kita.

Apabila ada point yang tidak dapat kita kabulkan atau setujui, misalkan, di point
tersebut tertulis sponsor & media partner meminta menaruh x banner sebanyak 3
buah dan spanduk 3 buah pada saat acara, jika tempat yang akan kita pakai untuk
mengadakan acara terbatas maka diskusikan lagi kepada pihak sponsor & media
partner bahwa tempat acara kita terbatas, maka kita hanya bisa member tempat 1
x-banner dan juga 1 spanduk, negosiasikan hal ini sampai kedua belah pihak
merasa adil dan puas, ingat sponsor itu menginvestasikan uang ataupun jasa
publikasikannya kepada kita, dan kita harus membalas sesuai dengan kemampuan
kita. Intinya jika ada point yang tidak bisa kita kabulkan segera negoisasikan dan
ganti point yang tidak sesuai tadi dengan yang sesuai dengan kesepakatan kita.
Jangan sampai kita telah menyetujui kontrak itu lalu kita mendadak member tahu
pihak sponsor & media partner bahwa kita tidak dapat melaksanakan itu,
kepercayaan sponsor & media partner akan luntur jika hal itu terjadi.
Berikut adalah Tips & Trik memilah sponsor yang sudah memberi jawaban:

A) Sponsor adalah perusahaan yang ingin mempromosikan produknya lewat
event yang kita buat. Biasanya mereka memberikan nominal tertentu sebagai
imbalan promosi yang kita lakukan. Pada saat sponsor telah memberikan dana
sponsorship, sebaiknya kalkulasi ulang dana event yang akan kita buat.
Seimbangkan dengan kompensasi yang dimintanya. Sebagai contoh kita akan
membuat event dengan budget 10 juta, dan dana yang diberikan sponsor adalah 3
juta. Berarti posisikan sponsor itu sebagai sponsor pendukung dan berikan
kompensasi yang sesuai dengan penawaran yang kita berikan. Jangan terlalu
banyak branding yang menguntungkan mereka.

B) Bila kita menerima tawaran dari satu sponsor, jangan berkecil hati dan berpikir
event yang akan kita adakan akan gagal dan mengalami deficit. Berikan penjelasan
pada sponsor tersebut bahwa kalian hanya menerima satu sponsor yang berarti
perusahaan tersebut akan menjadi sponsor tunggal atau sponsor utama. Adakan
lobi dengan mereka mengenai nominal dana yang akan diberikan dan diiringi
dengan kompensasi yang setimpal.

C) Untuk Media partner usahakan kita tidak mengeluarkan uang sepeserpun dalam
hal beriklan di media tersebut yang kita jual adalah sistem barter. Mereka
memberikan kompensasi berupa iklan di medianya ( cetak maupun elektronik ) dan
kita memberikan logo – logo mereka terdapat disemua atribut publikasi acara (
spanduk, backdrop, banner, t shirt panita dll ), lalu biasanya mereka akan meminta stand untuk mereka, pertimbangkan dulu hal itu pikirkan luas tempat
acara dsb jika mereka member iklan dengan nominal yang mahal haruslah menjadi
pertimbangan utama untuk mendapatkan stand. Lalu mereka biasanya akan
member majalah/ Koran lama ( back issue ) sebaiknya terima saja untuk
dibagi-bagikan kepada peserta, itu juga merupakan salah satu bentuk promosi
majalah/koran kepada peserta acara. Lalu mintalah merchandise perusahaan
media tersebut bisa untuk dibagikan kepada peserta berupa doorprize dan bisa
juga untuk panitia. Sekali lagi usahakan untuk media partner jangan sampai
membayar sepeserpun, dan juga kita jangan terpaku hanya pada satu media
dalam bernegoisasi.

D) Apabila sponsor meminta sharing produk yang disertakan dengan tiket yang
dijual pada audiensi, pertimbangkan harga produk, kompensasi dengan harga tiket
setelah ditambah sharing produk sponsor tadi. Harga tiket yang terlampau tinggi
karena adanya sharing produk juga menentukan banyak sedikitnya audiensi yang
akan datang ke acara kita.

E) Mintalah sponsor memberikan minimal 50% dana event pada saat
penandatanganan MOU dan sisanya dibayarkan maksimal 1 minggu setelah event
yang diselenggarakan. Ada baikknya jika kita meminta 75% dana sebelum hari H
untuk menghindari kelebihan pengeluaran dana panitia kita untuk menutupi
pengeluaran pada hari H.

F) Pertimbangkan juga tenggat waktu pembayaran sponsor. Rata-rata sponsor
memberikan 50% dana sebelum hari H dalam 1-2 termin pembayaran. Sebenarnya
system seperti ini tidak menjadi masalah selama 50% dari uang muka tadi sudah
bisa menutup minimum 75% budget produksi,sisanya bisa didapat dari ticketing (
bila acara bertiket ), sedangkan untuk acara non-ticketing, pastikan 50% uang
muka tadi bisa menutupi keseluruhan budget produksi atau kalian harus
menyediakan dana untuk berjaga-jaga menutup budget produksi yang harus
dibayar di hari H.

G) Jangan terlalu cepat memilih sponsor karena tergiur nominal uang yang besar.
Perhitungkan lebih lanjut kompensasi yang harus diberikan kepada sponsor
tersebut. Rata – rata sponsor meminta sharing tiket sesuai target yang telah
disepakati sebelumnya. Pastika kita tidak terlalu ditekan oleh sponsor. Masih
banyak cara lain untuk membuat event kita berjalan sukses.

H) Bacalah secara teliti kontrak kerja anda dengan sponsor, jangan sampai ada
hal-hal yang kiranya dapat merugikan di kemudian hari. Pernah ditemui di sebuah
event dimana sponsor meminta stand dengan fasilitas listrik plus penerangan,
namun karena koordinasi yang kurang, stand tersebut tidak dilengkapi listrik dan
alhasil sponsor tersebut menuntut panitia dan urung memberikan dana yang sudah
dijanjikan sebelumnya.

I) Setelah event selesai, kembalikanlah semua property pinjaman sponsor. Jangan
lupa sertakan juga dokumen event kalian, sehingga tercipta kesan baik dimata
sponsor dan terbuka kesempatan untuk bekerja sama lagi dikemudian hari.

9) Tanda tangan MOU dengan pihak sponsor / media
Jika semua point – point yang ada didalam M.O.U semuanya telah tercapai
kesepakatan maka dapat disimpulkan kedua belah pihak telah menyetujui M.O.U
tersebut dan dapat segera ditanda tangani oleh kedua belah pihak tentunya.
Sebaiknya dari pihak panitia untuk menandatangani M.O.U ini adalah panitia yang
mempunyai jabatan penting seperti ketua panitia maupun coordinator dana usaha
maupun media partner. Yang pasti sang penandatangan harus bertanggung jawab
terhadapa perjanjian tersebut. Selain itu tanda tangan bisa memakai materai
taupun tidak, itu pula tergantung kesepakatan kedua belah pihak. Sebaiknya
memakai materai agar jaminan hukumnya lebih kuat, dan jika salah satu pihak
tidak memenuhi kewajibannya, pihak yang dirugikan dapat meminta pertanggung
jawabannya atas nama hokum. Hati – hati dalam penandatanganan ini, periksa
semua point – point yang ada jangan sampai ada yang tertinggal dan salah, koreksi
dengan benar.

10) Pastikan kompensasi yang tercantum pada MOU yang terkait dengan permintaan ataupun pemberian sposor /media sudah terlaksana sebelum hari H
Sesuai dengan M.O.U yang telah ditanda tangani oleh pihak panitia dan
perusahaan maka tugas kita adalah memastikan apakah point yang terkait dengan
sebelum acara berlangsung terpenuhi semua, sebagai contoh:

a) Jika kita mendapat media partner yaitu Koran/majalah, radio & TV, pastikan
iklan – iklan yang harusnya adalah jatah kita terlaksana, sepeti radio adlips
sebanyak 2 kali sehari terdengar diradio tersebut, lalu Koran/majalah biasanya mereka akan menentukan sendiri ataupun kita yang menentukan kapan tanggal
terbitnya iklan kita tersebut, lalau tugas kita adalah memastikan bahwa iklan kita
tercetak/terpampang di Koran/majalah tersebut pada hari yang telah ditentukan (
biasanya Koran/majalah memberi kita jatah1 – 5 eksemplar kepada panitia )
periksa apakah benar iklan acara kita terdapat dialam majalah/Koran pada edisi
tersebut.

b) Kompensasi yang kita berikan kepada perusahaan seperti logo mereka yang
ada disetiap materi publikasi (spanduk, backdrop, banner, t shirt panita dll )
pastikan jangan sampai ada logo yang tertinggal karena bisa menyebabkan
kerugian pada pihak panitia apabila perusahaan tersebut telah setuju mensponsori
& mem-media partneri acara kita, kita tidak memasukan logo mereka disalah satu
materi publikasi.

c) Apabila di M.O.U terdapat point untuk membagikan ticket sponsor & media
partner, pastikan ticket telah terkirim seminggu setelah acara ataupun jangan
sampai terburu buru mengirimnya jika telat naik cetak.

Pastikan semua kompensasi yang tercantum pada MOU yang terkait dengan
permintaan ataupun pemberian sposor /media sudah terlaksana sebelum hari H.

11) Pada saat acara, Pastikan kompensasi yang tercantum pada hari H terlaksana semua
Pada saat acara berlangsung pastikan semua kompensasi yang tercantum pada
M.O.U yang harus dilaksanakan pada hari H terlaksana semua, contohnya:

a) Jika ada sponsor & media partner yang mendapat jatah stand bazzar produk
mereka, pastikan mereka terlayani dengan baik & memuaskan mereka.

b) sponsor & media partner yang mendapat undangan /ticket gratis layanilah
dengan baik sehingga mereka merasa nyaman & senang telah mensupport acara
kita.

c) Jangan lupa buat press release untuk media media yang datang, jika perlu
adakan press conference sebelum acara dilangsungkan.

d) Jika ada media yang akan mengadakan live report, bisa media radio maupun
televisi layani dengan baik & ramah, jangan lupa berikan semua informasi
informasi mengenai acara kita.

e) Pastikan semua materi publikasi yang berisikan materi logo mereka terlihat oleh
pihak sponsor & media partner.

Pastikan semua kompensasi yang tercantum pada MOU yang terkait dengan
permintaan ataupun pemberian sposor /media sudah terlaksana pada hari H.

12) Jangan lupa pertanggung jawaban terhadap sponsor maupun media

Setelah acara yang telah kita buat selesai janganlah kita berpuas diri, jika acara
kita sukses kita harus bersyukur tapi harus tetap dievaluasi kembali bagaimana
kinerja kita dari awal sampai akhir. Lalu jangan sampai kita lupa akan kewajiban
kita kepada pihak sponsor & media partner yang telah membantu kita. Kita harus
membuat laporan pertanggung jawaban acara dan juga semua hal yang
berhubungan dengan sponsor & media partner, semua materi publikasi spanduk,
backdrop, banner, t shirt panita dll jika bisa diberikan kepada sponsor & media
partner, missal spanduk & backdrop yang berukuran kecil cukup foto – fotonya
saja, yang pasti logo mereka harus terlihat. Dan jika poster, flyer dan benda-benda
kecil lainnya berikan 1-3 buah untuk dimasukan di LPJ. Jangan sampai ada materi
yang tercecer dan juga ketinggalan yang berhubungan dengan acara. Dan
sesegera mungkin kirim laopran pertanggung jawabannya secepat mungkin dan
jangan ditunda tunda.

13) Jalin hubungan baik dengan sponsor / media jika acara kita akan berkelanjutan
Jika acara kita adalah event tahunan yang akan terus berkelanjutan, tidak ada
salahnya untuk tetap menjalin hubungan, baik itu tegur sapa lewat situs jejaring
social ataupun mengucapkan selamat pada hari raya. Selain berguna untuk acara
kita itu berguna juga untuk diri pribadi, menambah teman dan koneksi.